Fases de la planeación administrativa

Fases de la planeación administrativa

Introducción.

La planeación proporciona la base para el actuar efectivo y resulta de la habilidad de la administración para anticiparse y tomar medidas respecto los cambios que podrían inquietar los objetivos de la compañía, es decir, es la base para integrar las funciones administrativas y es necesaria para controlar las operaciones de la organización.

La planeación administrativa establece las bases para determinar elementos de riesgo y minimizarlos. La eficiencia en la ejecución de actividades depende en gran medida de una correcta planeación, pues los buenos resultados no se logran por sí mismos, es necesario planearlos con anterioridad.

Es sumamente importante, antes de iniciar cualquier acción administrativa, se determinen los objetivos que pretende alcanzar el corporativo, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente, esto sólo se puede lograr a través de la planeación.

El no poseer de los fundamentos antes mencionados implica graves riesgos en las expectativas, desperdicio de energía y recursos, y una administración por demás improvisada. Éste documento intenta explicar a grandes rasgos la planeación administrativa, en qué consiste ésta, en qué secuencia se realiza, el cuándo y cómo.

Es necesario tomar en cuenta todas las herramientas disponibles para llevar a cabo una buena planeación, ya que ellas nos ayudarán a tomar buenas decisiones y elaborar un método que nos transfiera directamente a lograr los objetivos anhelados.

Planeación Administrativa.

El proceso administrativo es un conjunto de etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración; dichas etapas se interrelacionan y forman un proceso integral. La planeación administrativa se compone por dos fases: La mecánica y la dinámica.

La fase mecánica es la parte teórica de la administración, aquí es donde se establece lo que debe de hacerse, es decir, las sentencias a seguir dirigidas siempre hacia el futuro; ésta fase a su vez se divide en: Planeación y Organización.

La fase dinámica se refiere al cómo manejar el organismo físico/social involucrado en la administración y se subdivide en: Integración, Dirección y Control.

Enseguida definiremos a grandes rasgos a qué se refieren cada una de las etapas concernientes de las fases dentro de una planeación administrativa.

• Planeación.

Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que además, basen sus actos en algún método o lógica y no en barruntos. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización estableciendo una estrategia general para alcanzarlos y requiere también, desarrollar una progresión completa de planes para coordinar las actividades que se necesitan llevar a cabo.

Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos aptos para alcanzarlos, es decir, sirven de guía a los gerentes y a toda la organización; en éste punto es importante mencionar que cuando los empleados saben a dónde va la organización y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipo.

Los elementos que se incluyen en la etapa de planeación son:

·Misión.

Función o tarea básica de la empresa o institución.

·Objetivos o metas.

Fines que se persiguen por medio de una actividad de cualquier índole.

·Estrategias.

Determinación de objetivos a largo plazo y los recursos necesarios para cumplirlos.

·Políticas.

Enunciados o criterios que encausan el pensamiento para la toma de decisiones.

·Procedimientos.

Planes por los cuales se establece un método para realizar actividades futuras.

·Reglas.

Exponen acciones o prohibiciones específicas, no son sujetas a medida individual.

·Programas.

Incluyen los puntos anteriores y añaden los recursos para llevar a cabo una acción determinada.

·Presupuestos.

Formulación de resultados esperados en términos numéricos.

• Organización.

La organización se puede definir como la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. En resumen, es el proceso dedisponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una compañía en una forma tal, que pueda lograr sus metas de forma eficiente.

La importancia de organizar está implícita, dado que un administrador debe adecuar la estructura de la empresa (incluyendo sus objetivos y recursos) a un proceso que se denomina diseño organizacional.

En la organización, se ejecuta la asignación de los siguientes compendios:

·Funciones.

Identificación, clasificación y asociación de actividades, grupos de trabajo y coordinadores.

·Jerarquías.

Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel existente en la compañía.

·Puestos.

Precisar obligaciones de cada unidad de trabajo, adecuas a ser libradas individualmente.

• Integración.

La integración consiste en constituir los procedimientos para dotar a la agrupación de todos aquellos elementos (tanto humanos como materiales), que en la mecánica administrativa (Organización) se señalaron como necesarios. Ésta etapa indica cómo instaurar dichos elementos; seleccionándolos, implantándolos y articulándolos para un eficaz funcionamiento, es decir, buscar su mejor desempeño.

Ésta etapa demanda la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, el inventario de personas disponibles y el reclutamiento, selección, contratación, ascenso, evaluación, planeación de carrera, compensación y capacitación o desarrollo, tanto de candidatos como de empleados.

La parte integradora de la planeación administrativa se subdivide en tres procesos claves:

·Selección.

Proceso con el cual se elige entre varios candidatos, al indicado para cubrir un puesto expreso.

·Introducción.

Busca la mejor manera de implantar a los nuevos elementos dentro del organismo corporativo.

·Desarrollo.

Se brinda capacitación, enseñanza y formación de personal, para elevar la eficacia de los grupos.

• Dirección.

La dirección consiste en impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y departamento dentro de una asociación; ésta etapa permite la realización efectiva de lo planeado (en base a la toma de decisiones) mediante la autoridad de un administrador.

Se pretende, por este medio, obtener los resultados que se hayan previsto y planeado, del modo más eficiente y eficaz posible, apegándose a los procedimientos señalados dentro de las fases de planeación y organización.

En la dirección existen dos estratos para la obtención de resultados; el nivel de ejecución y el nivel administrativo; lógicamente, la ejecución corre a cargo de los empleados y la administración es obligación del personal que funge como jefe o director.

La dirección se conforma de cuatro elementos específicos:

·Autoridad y mando.

Es el aparato principal de la administración; por ello del liderazgo, emana una buena dirección.

·Comunicación.

La transferencia de información es vital para el logro de metas y el buen desempeño del grupo.

·Delegación.

Se transmite la facultad de decidir a un subordinado, sin perder el control de lo que se ejecuta.

·Supervisión.

En necesaria la revisión para saber si las actividades se están realizando tal como lo planteado.

• Control.

Podemos mencionar que la fase de control es la más compleja dentro de la planeación administrativa por todos los segmentos que conlleva en su alcance.

En definición, ésta etapa se puede puntualizar como el proceso de vigilar las actividades por medio de sistemas, que permitan evaluar resultados en relación con los proyectados, pues en caso de que no se estén cumpliendo como fueron planificados, se corrija cualquier desviación significativa actual y ocurrida, a fin de ajustar y mejorar métodos y eventualmente, de ser necesario, formular nuevos procedimientos.

El control es importante porque es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma en que los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no; en otras palabras, las actividades que se realizan en la etapa de control se relacionan
directamente con la medición de los logros.

En la etapa de control se sugieren puntos notables que nos permitirán mantener una buena revisión del desarrollo de un proyecto:

·Establecer normas de desempeño.

Hacer selecciones de la planeación que recojan criterios generales del cómo debe suceder algo.

·Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de desempeño.

Es ideal fundamentar el desempeño en la previsión, así pueden detectarse desviaciones antes de que ocurran y evitarse mediante acciones adecuadas.

·Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.

La corrección de variaciones respecto normas y planes es el punto que puede concebirse como parte fundamental del sistema total de la administración, pues relaciona todas sus funciones.

Stoner, J. & Wankel, C. (1990) Recuperado de www.monografias.com Marzo de 2014.

Koontz, H. (2010) Recuperado de www.u-cursos.cl/ieb/2010 Marzo de 2014.

Mansilla, O. (2010) Recuperado de www.slideshare.net/Pablosainto Marzo de 2014.

Reyes-Cano, L. (2012) Recuperado de www.angelfire.com/zine2 Marzo de 2014.

Conclusion:

En conclusión, el proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo, es la forma eficaz de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas con un objetivo específico.

La gran importancia de las fases nos permite tener con un mayor porcentaje de certeza el éxito esperado en cualquier proyecto, la buena planeación es lo más importante para lograr los resultados deseados es por eso que considero de gran importancia cada una de las fases.

María de los Ángeles Almanza Pantoja.